新入社員の教科書

新入社員の教科書① ビジネスマナーのキホン


 

新入社員の教科書シリーズについて

このシリーズは新卒入社の方々を対象に、これから職場や社会でキャリアを積んでゆくために必要なエッセンスをまとめたものです。

そして新人の心構えやビジネスマナーを中心とした一般的な新人向けの教則本とは異なり、法律やマネーおよび経営の仕組みなど、実学を中心とした構成となっています。

キャリアプランの多様化した現代においては、旧来の就業倫理は通用しませんので、「精神論より実学を」をモットーに、みなさんに少しでも有益な話題を提供できれば幸いです。

 

ビジネスマナーはなぜ必要なのか?

仕事は他人が評価するもの

 

喜ぶ女性社員

なぜ世の中にはビジネスマナーが必要なのでしょうか?

それはビジネスにおいては、自分の仕事を評価するのは他人だからです。

いくらあなたが「自分は100点満点の仕事をした」と思っていても、相手が半分しか評価しなければ、あなたの仕事の価値は50点ということになります。

特にサービス業のような定量評価の難しい仕事であれば、顧客に与える担当者の印象が、仕事の評価に直結することが少なくありません。

 

人は外見で判断できる

 

ホスト風の男性

昔は「人は外見では判断できない」と言ったものでしたが、モノが溢れた現代では、その人が何を好んで身に付けているかによって、その人の価値観を推察できます。

今は「外見で人を判断できる」時代なので、ポイントを外した身だしなみは、ビジネスパースンとしての常識やセンスを疑われかねないのです。

 

人は習慣によってつくられる

 

アリストテレス

古代の著名な哲学者であるアリストテレスは、「人は習慣によってつくられる」と言いましたが、ビジネスマナーが大切である理由はまさにここにあります。

ビジネスマナーを学ぶということは、場をわきまえ、自分自身を適切にコントロールし、なおかつ他人に対する気配りができるようになるということです。

そして一流のビジネスマナーを身につけている人というのは、やはり仕事も一流であることが多いものです。

 

ビジネスマナーのキホン

身だしなみ

 

ヨレヨレの男性会社員

すべての職種に共通して言えることは、自分に合ったサイズの服を選び、常に清潔感を心がけるということです。

出勤前には上着をブラッシングし、パンツをプレッサーにかけてしっかりプレスを入れ、帰宅したら必ずファブリーズなどで消臭しましょう。そしてハンカチは必ず持ち、また靴は100均の艶出しクリーナーで構わないので、常にピカピカにしておいてください。

身だしなみに高級感は不要ですが、貧乏くささと不潔さは、ビジネスパースンにはマイナスにしか作用しません。

ヘアスタイルやスーツは、自分のクライアント(顧客や上司)を不快にさせないように注意が必要です。本来、ヘアスタイルやスーツのデザインは本人の自由ですが、わざわざクライアントを不快にさせて自分の仕事をやりにくくする必要は無いと思います。

個性はアフターファイブで思い切り主張すればよいでしょう。オンとオフの切り替えにメリハリがある人の方が仕事も遊びも上手…つまり魅力的に見えるものです。
それでも職場で自己主張したいのであれば、クライアントに「真似しようかな…」と思わせるくらいにカッコよくやりましょう(これはアリです)。
 

挨拶

 

名刺交換する女性社員

挨拶は自分から進んで明るくハキハキと行いましょう。

ありきたりなアドバイスかもしれませんが、職場を見まわしてみると、基本的なことが満足にできていない先輩社員は意外と多いものです。

しかし会社というものは組織ですから、コミュニケーションが円滑にゆかないと、会社機能もうまく働きません。「挨拶ひとつできない人間は、結局なにをやらせてもダメ」という言葉もあります。

 

礼儀作法

 

チャラい態度で面接を受ける男子学生

腕を組みながら上司の話を聞く、話す時に相手の眼を見ない等々、悪意はなくとも知らなかったがためのマナー違反は結構多いものです。

以前は口うるさい先輩達がたくさんいて、職場全体で新人のしつけをしたものですが、最近は全く指導しない(無関心な)上司もいるようです。

今後は日本企業もアップオアアウトの時代になりますので、昇進するにせよ起業するにせよ、礼儀作法ができていないと商談の席で自ら安目を売ることになります。

若いうちに自己投資のつもりで勉強しておいた方がよいでしょう。

 

電話応対

 

電話する男性社員

 

入社間もない頃、新入社員が最も緊張する仕事は電話応対ではないでしょうか?

実は電話応対に慣れるためのとっておきのコツがあります。それはなるべく早くこの3つをおさえてしまうことです。

<早く電話応対に慣れるコツ>
・電話の操作をマスターする(保留と転送)
・内線表と本人の顔を一致させる
・主要得意先と担当者名をリストアップする

そもそも電話応対とは、相手の用件と取次先を確認し、電話を転送するだけです。

担当者が不在の場合は急ぎであれば担当者から折り返してもらい、そうでなければ担当者の席に伝言メモを貼っておけばよいのです。

「電話が鳴ったら3秒以上待ってから10コール以内に受話器を取れ」とか、必要以上に細かい日本のマナーが新人を委縮させてしまっている感は否めません。

 

上座と下座

最近はフリーアドレスの職場が増えていますが、依然として上下関係を明確にした座席配置にしている企業は多いので、上座と下座は覚えておきましょう。

<4人掛けの応接室>

上座と下座 4人掛け応接室 

出入口側の壁面が下座で、反対側が上座になります。

また同じ壁面では出入口に近い方が下座で、遠い方が上座になります。

この場合は来訪者の上席が①、部下が②、自社の上席が③、部下が④です。

 


<6人掛けの応接室>

上座と下座 6人掛け応接室
基本は4人掛けの応接室と一緒です。

ただし一番の上座は3列席の真ん中になります。

 


<タクシーに乗車する場合>

上座と下座 タクシー

後席の一番右端シートが一番の上座で、次が後席の左端のシートです。

三番目は後席の真ん中で、一番の下座が前列の助手席になります。

 

ビ ジネスマナーを制する者は仕事を制する

たかがマナー、されどマナー…。

最近はウェブを通じてミーティングをする機会も増え、以前ほどビジネスマナーを求められる機会は減ったかもしれません。

しかし仕事のレベルが上がって、付き合う相手のグレードも上がると、ビジネスマナーの良し悪しで商談の成否が決まってしまうことも少なくありません。

作業からビジネスのレベルになると、相手はあなたの人物を見るようになります。そのモノサシのひとつがビジネスマナーというワケです。

そしてビジネスマナーは一朝一夕で身に付くものではなく、多くの場数を踏んで、長い歳月をかけて磨かれてゆくものなのです。

この記事でご紹介したのはほんの目次の部分だけです。みなさんにはより深くビジネスマナーを身に付け、洗練された魅力的なビジネスパースンを目指しましょう。

END

 

参考

人事部長オススメの新社会人が取るべき検定資格TOP4
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新社会人が検定資格を狙うべき理由

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人事部長オススメの新社会人が狙うべき検定資格TOP4!

フィナンシャル・プランニング技能士3級

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ビジネス実務法務検定3級

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日商簿記検定3級

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