新入社員の教科書

新入社員の教科書② ビジネス文書の攻略パターン


ビジネス文書の書き方

 

ビジネス文書を作成する女性社員

送付状

ビジネスにおいては、社外へ文書を送る場合に、送付状を添えるのがマナーです。

送付状の目的は、誰が、誰に対して、どのような書類を、いつ送ったのか、ということを明示することです。(書類を受け取った側は、送付状も一緒に保存することが通例です)

送付状には郵送とFAXの2パターンがあります。

 

送付状(郵送)

これは一般的な送付状の様式です。

送付状(郵送)の例

<送付状(郵送)作成のポイント>
① 発信した日付
② 相手先の社名、所属部署、担当者名 ※「株式会社」を(株)のように省略しない
③ 自社の住所、社名、所属部署、担当者(自分)名 ※上司名で送付する場合は、(文責 上司名(自分の氏名))と記入する
④ 件名
⑤ 「拝啓」&「敬具」で括る ※さらにへりくだった表現であれば「謹啓」&「謹白」を用いる
⑥ 書き出しに挨拶文を入れる ※不採用通知などは「平素は大変お世話になっております」だけでよい
⑦ 本文は「さて」、「早速ですが」から始める
⑧ 送付状なので、送付書類を列挙するが、箇条書きを「記」&「以上」で括る
⑨ 送付書類を箇条書きで列挙する ※1枚を1葉(いちよう)と表現するとより丁寧になる

送付状(郵便様式)ダウンロード Sofujou(yubin)

 

送付状(FAX)

FAXは郵送を簡略化したものなので、FAX送付状もシンプルな様式になります。

送付状(FAX)例

契約書や覚書(おぼえがき)などの公文書は、あらかじめFAXで原稿をやりとりし、後日、原本を郵送して署名押印するのが一般的です。

<送付状(FAX)作成のポイント>
① 発信者の住所、名称、連絡先を明記する ※相手先がすぐに連絡してくる場合があるので、電話とFAX番号を明記しておく
② 送信日付
③ 送付先名称 ※相手先のFAX番号を入れておくと送信時に便利
④ 用件はシンプルに
⑤ 挨拶文も郵便より簡略化して可
⑥ 送付書類を箇条書きで列挙するのは郵送の時と同じ
⑦ 送信枚数 ※FAXは送信エラーの恐れがあるため、トータルで何枚送信したのか明記する

FAXを送信した後に、FAXが届いたかどうか相手先に確認の電話をすると親切でしょう。


送付状(FAX様式ダウンロード) Sofujou(FAX)
 
 

お礼状・挨拶状

上司から「取引先にお礼状を出しておいてくれ」と言われて慌てないように、基本的な書き方をマスターしておきましょう。

原則として送付状と同じ形式で構いませんが、お礼状や挨拶状の場合は、本文の書き出しと結びに「時候の挨拶」が入ります。

お礼状(例)

時候の挨拶は月ごとにふさわしいパターンがありますので、必要に応じて専門サイトなどで調べてみましょう。

ただし最近は文書マナーが簡略化される傾向がありますので、あまり文面の出来にこだわりすぎないことがポイントです。

<お礼状作成のポイント>
① 謹啓&謹白は、拝啓&敬具よりもさらにへりくだった表現
② 桜花の候(おうかのこう)は4月に用いる時候の挨拶(書き出し)です
③ 結びの表現もいくつかの定型文を抑えておけば充分です

<ビジネス文書に頻出する言葉>
・御中(おんちゅう)~「総務課御中」というように用います。「総務課の皆様へ」という意味なので個人名にはつけません。
・架電(かでん)の件~「すでに電話でお話した件」という意味です。


お礼状ダウンロード oreijou(yubin)

 
 
 

ビジネスメールの書き方

 

Eメール

メールのメリットとデメリット

メールのメリット

メールは郵便やFAXに比べ、スピーディかつ手軽にメッセージや画像および文書ファイルをやりとりしたり、CCを使うことで、同時に複数の相手と情報を共有したりできます。

また相手が不在でも、メールを送信しておけば、確実に用件を伝えることができます。

 

メールのデメリット

誤ってウイルスに感染したメールを開封することで、自分のパソコンや社内ネットワークに甚大な損害を被るリスクがあります。

また内容によっては、文章よりも口頭で説明した方がよい用件もあり、メール使うことでトラブルになる場合があるので注意が必要です。

 

メールの使い方

メールの基本機能

To 送信先(相手)
From 送信元(自分)
Re(Reply) 返信先
Fw(Forward) 転送先
Cc(Carbon Copy) 当事者以外の情報共有先(共有先公開)
Bcc(Blind Carbon Copy) 当事者以外の情報共有先(共有先非公開)

メールのルール

メールは必要事項を簡潔にまとめ、詳細は資料を添付するか口頭で伝えるのが基本です。

件名;調査結果報告書送付の件
株式会社〇〇〇〇商事 〇〇事業部〇〇課〇係 係長 〇〇 〇〇 様

平素お世話になっております。 早速ですが標記の件、別添の通り送付しますのでご確認下さい。
今後ともどうぞ宜しくお願い申し上げます。

〇〇〇〇コンサルティング株式会社 〇〇部〇〇課 〇〇 〇〇

長文メールは用件のポイントがわかりづらく、相手側に改めて内容を整理する手間をかけさせてしまうのでNGです。

メールは始業時、昼休前、終業前など、最低でも1日3回はチェックする習慣をつけ、メールを受信したら内容を確認し「了解しました」等の返信をしましょう。

また上司の指示で第三者にメールを送信する時は、社内であればCc、社外であればBccを使って上司と内容を共有しておくと、上司も安心します。

 

社外宛メールの例文

メールには送付状や書き出し文、結びの句などは必要ありません。むしろ挨拶はシンプルに済ませ、単刀直入に本題に入って構いません。

手紙を書くようにダラダラと用件を伝えるのではなく、報告、連絡、相談など用件を明確にし、伝達事項は5W2Hで箇条書きにした方が、相手に確実に内容が伝わります。

<5W2H>
What(用件)、Why(目的)、When(日時)、Where(会場)、Whom(対象者) How(すること)、How much(予算)

 
 
 

ビジネス文書のまとめ

 

笑顔の男性会社員

情報は文章化することで、伝えたいことをモレなくムラなく整理することができます。

つまり文章力を鍛えるということは、ビジネスパースンに不可欠なロジカル(論理的)な思考力を鍛えるということになるのです。

なお文書は記録として残るので、誤字脱字や用語の誤り、一時の感情にまかせた不適切な表現などのミスを避ける必要があります。

ミスを避けるポイントは、期限まで余裕を持って作成して提出前に見直し、新人であれば必ず上司にチェックしてもらうことです。

END

 

参考

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新社会人が検定資格を狙うべき理由

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