新入社員の教科書

新入社員の教科書④ 早く仕事を覚える5つの小ワザ


 

いまどきサラリーマンは「先行逃げ切り型」

 

バリバリ仕事する男性社員

サラリーマンのきびしい現実

経営はよくマラソンに喩えられます。

良い時もあれば悪い時もあり、目先の業績に一喜一憂することなく、長丁場のレースを走り切るつもりでじっくり腰を据えてかかれ…という意味です。

だからみなさんの職場でも、「あせるな、ゆっくりやれ」と優しく声をかけてくれる先輩もいるかと思います。

ですがサラリーマンのキャリアというものは、しょせんはイス取りゲームです。

役員コースか専門職でない限りは、たとえ課長職くらいまでいけたとしても、ほぼ45歳でリストラされるものと覚悟してください。

専門職でない限り、入社一年目からスタートダッシュをきめ、先行逃げ切りスタイルでキャリア形成する必要があります。

きびしいようですが、入社1年目をどう過ごすかによって、2年目以降のビジネスライフが充実したものになるか、憂鬱なものになるかが決まるのです。

 

先行者利益を意識する

先行者利益というのは、ビジネスモデルの先駆け的存在の企業が、市場の利益を独占できることをいいます。

いわゆるGAFAはその典型例ですが、これはサラリーマンも同様で、少しでも早く仕事を覚え、同期に先んじて上のステージに進んだ人は、社内で優位性を築くことができるのです。

これは社内のポストや仕事のチャンスには限りがあり、同期入社の誰もが自分のキャリアにプラスとなるような有益な仕事を経験できるワケではないからです。

もし優位性を築くことができれば、良質な経験を通じて自身の市場価値を高められるので、仮に45歳でリストラされても、転職や起業という選択肢が残されています。

<GAFA(ガーファ)>
検索エンジンの草分け的存在のGoogle、世界で最初にスマホを開発したApple、初めて実名登録制のSNSを世に広めたFacebook、ネット販売最大手のAmazonの頭文字をとってGAFAといいます
GAFAは他社に先駆けて新たな市場を創造することで、それぞれの市場において圧倒的な優位性(先行者利益)を築いています

 
 
 

仕事を早く覚える5つの小ワザ

その1.メモ魔になる

 

メモを取る男性社員

常にメモを携行しよう

入社1年目は、仕事の手順以前に、職場の人や取引先の名前、出退勤などの就業ルール、会議室の予約方法から文書の保管場所など、覚えることが盛りだくさんです。

ところが人間のアタマというものは、大量のデータを一度に記憶できるような効率的な構造にはなっていませんので、メモを取らないことには仕事を覚えることは不可能です。

ですからとにかくメモ帳を肌身離さず持ち歩き、こまめにメモを取る習慣をつけましょう。

記録済のメモはいったんバラバラに切り離し、仕事の合間をみて業務内容ごとに分類します。

 

オリジナルの簡易マニュアルをつくる

分類のポイントは、業務ごとに5W2HIPOでもって仕事の流れを整理し、オリジナルの業務マニュアルを作ることです。

業務マニュアルにはインデックスをつけ、A4ファイルに綴って机の引き出しに入れておき、業務を行う都度、マニュアルを見て手順を確認しましょう。

一見、面倒くさいように思えますが、そこは「急がば回れ」で、業務マニュアルを作るのと作らないのでは、仕事を覚えるスピードに雲泥の差が出ます。

<5W2H>
What(何を)、Why(何のために)、Who(誰が)、When(いつ)、Where(どこで)、How(どうやって)、How much(いくらで)

<IPO>
Input(指示や依頼)→Process(仕事の処理)→Output(報告や提出)

ただしマニュアルの見てくれにこだわって、作成に時間をかけないようにしてください。

マニュアル作りに時間をかけると、メモを見返したり、仕事を覚える暇が無くなります。

また1年目に学ぶ仕事の多くは、2年目になるとすっかり習慣化され、わざわざマニュアルを見返す必要のないものがほとんどです。

ですから業務マニュアルはルーズリーフにセロハンテープでメモを張り付け、余白に補足情報を書き足すような大雑把な造りで構いません。

 

その2.手帳とバインダーをつかいわける

 

時々、先輩から教わった仕事の手順を手帳にメモしている人がいますが、そもそも手帳とはスケジュール管理のためのツールです。

そこで手帳とバインダーを併用し、目的に応じて使い分けるようにしましょう。

 

手帳は大判がベスト

新入社員のうちは仕事に慣れていないので、スケジュールに関連した補足情報をメモする必要がありますので、小さな手帳は避けた方がよいでしょう。

むしろA4くらいの大判サイズで、見開き左側に一週間の予定表、そして右側がメモ欄になっている手帳の方が使い勝手がよいと思われます。

左側には用件と時間、右側には訪問相手の氏名や住所、持参物や打ち合わせ事項などを書き込んでおくとスケジュール管理はカンペキです。

 

バインダーを使い倒す

先輩から仕事を教わる時には、表紙カバーつきのバインダーにルーズリーフをはさんで携行しましょう。

あえてノートではなく、ルーズリーフをチョイスする理由は、OJT(現場教育)が業務の手順通りに粛々と行われることは稀だからです。

例えば営業担当の先輩社員からOJTを受けている時に、先輩が上司に呼ばれて中座し、代わりに総務担当の先輩社員が就業規則のレクチャーを行うようなこともあります。

ルーズリーフであればサッと別の用紙に差し替えれば済みますので、あとから内容がごちゃまぜになって整理できない…などということは起こりません。

また後からメモを貼付する際も、ルーズリーフであれば自由が利きます。

 

その3.クリアホルダーでタスク管理

 

クリアホルダーで仕事に優先順位をつける

クリアホルダーとは、書類をまとめておくためのA4もしくはB5のプラスチック製の薄いケースのことです。

さて、仕事の経験が浅いうちは、上司や先輩達からの指示を抱え込み、どこから手をつけてよいかわからなくなって頭がパンクしてしまうことがよくあります。

ところがこのクリアホルダーを活用することで、効率よくタスク(処理すべき事案)管理を行うことができるようになります。

上司や先輩から仕事を指示されたら、関係資料をクリアケースに入れ、大きめのポストイットに仕事の件名と期日を書いて、クリアホルダーの内側に貼りましょう。

1ホルダー1タスクとし、タスクが完了した書類はクリアホルダーから抜き出してファイリングし、部署共有のキャビネットに保管しましょう。

そして終業時に未処理のタスクを期日順に並べ直すことで、仕事の優先順位づけができます。

 

クリアフォルダーの厚みで抱えている仕事量を把握する

また引き出しの中のクリアホルダーの厚みを見れば、現在自分が抱えている仕事量が視覚的に把握できるので、仕事を安請け合いするリスクも減らせます。

仕事とは組織で行うものですので、個人が保有してよいのは仕掛中の担当業務に関連した書類だけです。
よって処理済タスクの関係書類は、誰が見てもわかる状態に書類を整え、部署共通のキャビネットで保管し、誰でも閲覧できるようにしなければなりません。
 
 

その4.机の上は常に整理整頓する

 

仕事のできる人というのは、例外なく机の上がきれいに整頓されているものです。

もちろん作業中はいろんな書類や事務用品が散乱していますが、仕事のできる人は、その仕事が完了するとサッと机の上を片付けます。

これはタスクの区切りごとに作業スペースをいったんリセットし、次のタスクのための環境を整えることで、新しい仕事に専念し、書類の紛失などを防止することができるからです。

ちなみにパソコンにたとえると、本人がCPU、机上がメモリ、引き出しがSSD、そして課のキャビネットがクラウドストレージにあたるでしょう。

あれこれアプリを立ち上げていると、メモリの容量を喰ってCPUの効率が悪くなるように、机上が乱雑だと、手元の作業能率も落ちるものです。

 

その5.不明点は5W2Hで確認する

 

ベテラン社員の中には長年のなれが出て、つい「アレ」「ソレ」といった言い方で5W2Hが欠落してしまう人が多いようです。

しかし、そんな時は遠慮せずに質問し、必要な情報を得られるまで確認しなければなりません。

新人が聞き返すとムッとする先輩もいますが、確認不足によってミスが発生すると、逆に「アイツはいい加減なヤツだ」というレッテルを貼られてしまいます。

「従順だけど仕事ができない人」と、「生意気だけどやることはしっかりやる人」では、どちらが評価されるか、火を見るよりも明らかですね。

 
 
 

たかが小ワザ、されど小ワザ

 


これまでにご紹介してきた「5つの小ワザ」はどれも当たり前のことですが、意外と実践している人は少ないものです。

ですが入社1年目でどれだけ早く日常業務を習得し、次のステップへ進んで先行者利益を手に入れられるかどうかで2年目以降のキャリアが大きく変わってきます。

「たかが小ワザ、されど小ワザ」ですが、小ワザだからこそ、すぐに実践したいものですね。

END

 

参考

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新社会人が検定資格を狙うべき理由

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