新入社員の教科書

新入社員の教科書⑧ 伝わるプレゼンの奥義


伝えるプレゼンの大切さ

 

セミナーでプレゼンする女性社員

今や会社から社員1人にパソコン1台が支給される時代になり、職種に関わらず資料作りが上手な人が増えました。

しかしいくら上手にまとめられた資料であっても、プレゼンがヘタクソで、内容の半分しか相手に伝わらなければ、せっかくの資料も半分の評価しかされません。

従来の日本では「空気を読む」というような察する文化が主流でしたが、今後は外国人労働者の増加やギグエコノミーが進むことで、しっかりと伝えることが重要になります。

 

プレゼンの達人になって効率よく成果を上げる

プレゼンの目的と手段を理解する

 

会議でプレゼンする女性社員

なんのためにプレゼンをするのか

プレゼンの目的は大きく分けて2つあります。

ひとつは聴き手に対して一方的に情報を提供するものであり、もうひとつは聴き手の理解や共感を引き出し、聴き手に対して何らかの行動を促すものです。

よってプレゼンの目的をよく理解していないと、プレゼンの手段が見当違いなものになってしまうので注意が必要です。

 

どうやってプレゼンするのか

報告や発表など、発信者から一方的に情報提供するようなプレゼンであれば、聴き手を惹きつけるために、起承転結のストーリーを採り入れてもよいでしょう。

<起承転結>
起 「みなさん〇〇を知っていますか?」
承 「〇〇とは具体的にこういうものです」
転 「ところがもし当社が〇〇を行わないとこんなデメリットがあります」
結 「つまり当社は〇〇を行わなければならないのです」

参加者の理解や共感を得るためのプレゼンであれば、論点を明確にし、納得させるために理由と具体例を提示し、最後にもう一度論点を強調するPREPがベストです。

<PREP>
P 「当社は〇〇を行う必要があります」(Point/要点)
R 「その理由は〇〇〇〇です」(Reason/理由)
E 「具体例として〇〇にはこんなメリットがあります」(Example/事例)
P 「だから当社は〇〇を行わねばならないのです。」(Point/要点強調)

 
 

プレゼンのゴールを意識する

 

難解なプレゼンに困惑する男女

プレゼンのゴールとは

「プレゼンのゴール」とは、プレゼンが終了した時に、聴き手がどのような状態になっていればプレゼン成功といえるのか?ということです。

例えば聴き手の承認を得るためのプレゼンであれば、プレゼン終了後に「ぜひ承認したい」と思わせるようなプレゼンを意識しなければなりません。

 

どんな「手土産」を用意するか

プレゼンのゴールを見誤らないためには、聴き手が何を期待してプレゼンに参加するのかよく分析しておくことです。

それには参加者にどのような「手土産(=収穫)」を持ち帰ってもらうことが最も喜ばれるのか考えてみるとよいでしょう。

 

プレゼンツール作成のポイント

 

パワポでプレゼンする男性社員

プレゼンの定番パワーポイント

プレゼンツールの定番といえば、マイクロソフト社のパワーポイントが有名です。

日本のビジネスでは、マイクロソフト社のオフィスソフト(エクセル、ワード、パワーポイント)が標準ツールなので、しっかり使いこなせるようにしましょう。

 

1スライド1フレーズ

たまに説明文で埋め尽くされたスライドを見かけますが、読みこまなければならないようなスライドはポイントが伝わらりずらいので避けましょう。

基本は1つのスライドに対し、伝えたいキーワードを1つだけ、目立つようにスライド中央にドンと配置することです。

そして詳しい説明は口頭で行うことで、聴衆は話しの要点を理解しやすく、またプレゼン終了後もキーワードが記憶に残りやすくなります。

 

1スライド2分プレゼン

口頭の説明は、1スライドにつき2分程度でまとめるのがよいでしょう。

つまり30分のプレゼンであれば、使用するスライドは15枚以内ということになりますが、これよりもスライドが多いと、せわしない印象のプレゼンになって逆効果です。

 

ギミックにこだわりすぎない

パワポにはアニメーションや動画など、さまざまな視覚効果を狙った機能が備わっています。

パワポを覚えたてのころは、こういった機能をプレゼンの随所に盛り込んでみたくなるものですが、ギミックばかり凝って、内容が薄いプレゼンほどシラけるものはありません。

聴衆が求めているのは奇をてらった演出ではなく、あくまでもプレゼンテーションの内容ですから、ギミックの導入は必要最低限に留め、コンテンツで勝負しましょう。

 

クロージングをしっかりキメる

プレゼンの中で最も重要なのがクロージングです。

プレゼンの最後に聴き手に対してどうして欲しいのか、賛同して欲しいのか、承認して欲しいのか、職場に持ち帰って検討して欲しいのか、きちんと明確に伝えなければなりません。

クロージングがボンヤリしていると、聴き手側は「それで?もう終わり?」と拍子抜けしてしまい、これまでのプレゼンがチープに感じてしまうものです。

 

プレゼン成功のポイント

 

雄弁にプレゼンする男性社員

リハーサルを徹底する

トークが苦手だからといって、プレゼンテーションを恐れることはありません

訥々とした話し方であっても、聴き手に対して本気で何かを訴えたいという気持ちがしっかり伝われば、むしろ立て板に水のトークよりも、聴衆の心に響くものです。

ここで大事なのは、プレゼンテーションの内容が「自分の言葉になるまで」何度もリハーサルを繰り返すということです。

特に初めて行うコンテンツであれば、最低でも10回は全体を通したリハーサルをしましょう。

 

雄弁に語る

話す時に大事なのは、自信をもって雄弁に語るということです。

忙しい中、貴重な時間を割いて自分のプレゼンに参加してくれている聴衆に対して、照れ笑いを浮かべながら、自信なさげに小声でボソボソと話すのは非常に失礼です。

むしろ聴衆に「参加して良かった」と思ってもらえるような、最高のプレゼンテーションを提供することがプレゼンテーターの義務です。

 

聴講者の視点でチェックする

プレゼン前に、必ず聴講席に座り、スライドやマイクの音量をチェックしましょう。

演題に立っている時と、聴講席に座っている時とでは、目線の高さや方向が異なりますから、気づかない不具合というものが2~3つはあるものです。

プレゼンは聴き手がどう受け止めるかで成否が決まりますから、面倒がらずにユーザビリティを検証する習慣をつけましょう。

 

第三者に講評してもらう

可能であれば上司や先輩にもリハーサルに参加してもらい、講評してもらいましょう。

自分ではきちんと説明しているつもりでも、相手側からは何を言いたいのかよくわからない…ということは結構多いものです。

第三者からフィードバックをもらうことで、プレゼンの技術は飛躍的に向上します。

 

自分の話し方のクセを知る

昔から「無くて七癖」とはいいますが、誰にでも自分の気づいていない話し方のクセというものがあります。

そこでスマホなどで自分のプレゼン動画を録画し、自分の話し方のクセをチェックすることで、効果的に改善ポイントを発見することができます。

意識的にヘンはクセを矯正することで、見違えるほどプレゼンが上手になるでしょう。

 

プレゼン上手は仕事もできる

 

マニュアル片手にパソコンに向かう女性社員

仕事の評価を決めるのは他人ですから、他人に評価されるような仕事をすることが、自分の評価を上げることになります。

そして他人に評価されるには、プレゼン技術を磨いて、他人の共感を得る達人になることです。

他人の共感を得やすい人は、仕事もスムーズに進みますから、やはりプレゼン技術というものは、現在のビジネスにおいては必須のスキルなのです。

プレゼンスキルを高めるには、これまで解説してきたことを意識しながら、多くの場数を踏むことです。多少の失敗はつきものですから、めげずに頑張ってくださいね!

END

 

参考

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新社会人が検定資格を狙うべき理由

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人事部長オススメの新社会人が狙うべき検定資格TOP4!

フィナンシャル・プランニング技能士3級

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ビジネス実務法務検定3級

世の中は売り手と買い手、使用者と労働者など、他人同士の利害関係で成り立っているといっても過言ではありません。そして利害関係にはコンフリクトがつきものですが、それを解決するためのルールこそ法律なのです。そして法律は「知っている者に味方する」とも言われます。法律の基本を知ることで詐欺やハラスメントから身を守ることができます。

日商簿記検定3級

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