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生産性を高めるビジネスコミュニケーションツールのご提案


 

ビジネスメールを導入する理由

相手が不在でも情報伝達できる

電話の登場によって他人とのコミュニケーションが飛躍的に便利になったことは否定する余地はないでしょう。それは電話を介することで遠距離でも手軽にコミュニケーションを取ることができるようになり、地理的な制約がなくなったからです。

一方でEメールでは地理的な制約以外にも、必ずしも相手と時間の都合が合わなくても情報のやりとりができるというメリットがあります。

Eメールがビジネスにおいて急速に普及した理由は、まさに時間的な制約を超えて非同期的にコミュニケーションを取ることで、シームレスにタスクを進めることが可能になるからです。

時々、メールが着信したらすぐに開封して内容を確認することを部下に強要する上司がいますが、こういう上司は根本的にEメールの本質的な機能を理解しておらず、昭和の旧い電話中心のコミュニケーションから脱却できていません。

 

経緯を容易に追跡できる

Eメールで用件をやりとりするとテキスト(文字)でもって記録が残るため、案件ごとの経緯について容易に遡及して確認することができます。

一般的に仕事のデキる人とは、大量の案件を同時進行で回してゆくマルチタスク型をいいますが、マルチタスクの得意な人であっても、あらゆる案件を正確に記憶しておくのは至難の技です。

しかし日頃からEメールでやりとりする習慣さえつけておけば、案件の経緯をすぐに確認できますので、進捗状況を見失うことがなくなります。ゆえに効率的にマルチタスクをこなすことができるようになるのです。

 

チームで情報共有できる

今どきメールのCCやBCCの使い方を知らない人はいないと思いますが、念の為に説明するとCCはカーボンコピーの略で、当時者以外の相手で情報を共有しておきたい人のメールアドレスを設定しておく使い方が普通です。

そしてBCCはブラインド・カーボンコピーの略で、ブラインドの名のとおり、共有先をメンバー間でオープンにしない方が良い時に使います。

これらCCとBCC機能をフルに活用することで、後から議事録やメモを回覧したりするようなムダな仕事を無くすことができます。

 

それでも電話を使うべきタイミング

これまで散々電話のデメリットについて述べてきましたが、それでは電話は絶対に使うべきではないのか?というとそういうことではありません。

例えば事故や災害が発生し、緊急連絡が必要な場合などに悠長にメール文を入力している場合ではありませんし、また込み入った案件は文章だけでは意図が正確に伝わらないこともあります。

とくにビジネスメールは用件のみ簡潔に表現するのがセオリーですが、それによってかえって冷淡な印象を持たれてしまい、相手の感情を害してしまう場合もありますので、ケースによっては「急がば回れ」であえて口頭でコミュニケートした方が良いでしょう。

もっとも緊急電話にせよ、口頭でのダイアローグにせよ、後からメールでもって内容をサマライズし、関係者へシェアしておいた方が、その後の仕事がしやすいことは言うまでもありません。

 

ムダな電話を減らして仕事の生産性を上げる方法

人の習慣は簡単には変わらない

電話を減らしてメールやビジネスチャットを活用しましょう、といっても簡単には行動習慣が変わらないのが人というものです。

特にロジカルに仕事の段取りを捉えるコア人材と違って、身体(日常習慣)でもって仕事を覚えてゆくフロー人材の行動習慣を変えるのは容易ではありません。よって研修などで啓蒙するよりも、仕組みとツールでもって行動を誘導してしまうのが最も効率的です。

 

ムダな電話を減らす仕組みづくり4ステップ

ステップ1;内線電話を撤去する

代表電話を残して事務所の内線電話を全て撤去してしまいましょう。

一見乱暴なやり方かもしれませんが、いつまでもデスク上に電話があると人の習慣など絶対に変わらないので、まずは電話の無い環境を強制的に作ってしまうことです。

人の習慣は簡単には変わらないものではありますが、一方で電話が無ければ無いなりに仕事の仕方を工夫し、現在の環境に順応しようとするものでもあります。

 

ステップ2;Teamsなどのビジネスチャットの活用

マイクロソフトのTeamsはビデオ会議で知られていますが、Teams本来の機能はその程度のものではなく、タスク管理や情報共有などのビジネス・マネジメントのツールが盛りだくさんです。

よってTeamsを仕事の基本ツールに組み込み、スケジュール管理や業務課題の進捗管理あるいは議事録の共有などを全てTeams上で行うようにすると、業務効率が格段に向上します。

Teamsは在宅勤務の有無とは関係なしに、社内の業務管理のプラットフォームとしてどんどん活用してゆくべきでしょう。

 

ステップ3;ワークフローシステムの導入

社内電話で多いのが、転居の届出や経費の精算の方法に関する問い合わせなど、処理の仕方が定型化しているものが多いのではないでしょうか?

であれば社内で発生する申請や届出に関するものを全てフォーマット化し、どのような案件について誰宛に申請し、どこの誰がそれを承認して処理するのか、というルートをワークフローに落とし込んでルーチン化してしまうことで、問い合わせの電話を大幅に減らすことができます。

 

ステップ4;パターン化した問い合わせはチャットボットへ

チャットボットとはAIが予めセットしたQ&Aデータベースをもとに、人間の担当者に代わって社内外の問い合わせに応答するシステムです。

ちなみにチャットボットはAI自身が回答そのものを考えている訳ではなく、質問内容に対して予め用意した回答の選択肢の中から、最も質問の意図に近いものを自動的に選別して送り返すというものです。

簡単なものであればフリーソフトでも構築できるので、ワークフローで整理できないような細かな事例についての対応にチャットボットを活用すればよいでしょう。

 

仕事以上の社内コミュニケーションは不要

電話を排除し、Teamsなどのビジネスチャットやワークフロー、チャットボットをフル活用すれば、ムダな電話に振り回されず、生産的で質の高い仕事ができるようになります。

一方で日本では欧米先進国と違い、特に中高年世代を中心にウェットな人間関係を好む人が多く、電話のようなアナログで密接なコミュニケーションも大切であるという意見が出そうです。

そして従来の日本の多くの職場では会社依存型の人材が多く、プライベートまで立ち入った親密度の高いコミュニケーションを求められたものですが、ゆえに日本の職場においてはハラスメントが起きやすかったのも事実です。

しかし本来、職場には仕事のためにあるのであり、社員親睦の場ではありません。ゆえに職場においては仕事以上のコミュニケーションは不要である、というのが筆者のスタンスです。

これからは就業時間が終わったらさっさと退勤し、社外の多様なコミュニティと積極的に関わり、会社以外の人脈を構築した方がより豊かな人生を送れるのではないかと思います。

 

参考

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