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JamBoardを活用してWeb会議の生産性をUPする


JamBoardってなんだ?

JamBoardの主な機能

「JamBoard」とは「Google Workspace」にデフォルトで備わっている、Web会議用のホワイトボードアプリだ。

主な機能は、例えば情報のアウトプットには「マーカー」「イレーザー」「ポストイット」「図形や画像の挿入」など、そして論点整理などのプロセスにおいては「グリッド背景」や「複数のボード切り替え」、そして「レーザーポインター」など、ほとんどリアル会議のホワイトボードに近いものが備わっている。

JamBoardの活用法

要するにWebミーティングのホワイトボードとして使うツールなのだが、主に「アイデア出し」や「論点の集約」など、これまでWebミーティングにおいて、「エクセル」や「ワード」などを画面共有しながらなんとか行っていた議論の可視化を、「JamBoard」によってスピーディに行うことができる非常に便利なツールだと思う。

そして「JamBoard」はWebミーティングのみに留まらず、例えば私の場合はブログ原稿の文章構成を検討したり、副業のコンサルティングにおける問題点や課題の整理など、個人で思考を練ったりまとめたりする際にも重宝している。

また「JamBoard」には板書した内容をワンクリックで「画像」や「PDF」に変換できるため、打ち合わせのアウトカムをそのまま「議事録」としてメンバー間で共有したり、自分の「資料」としてストレージに保存しておくことができるスグレモノだ。

JamBoardのメリットとデメリット

メリットはなんといっても直感的に操作できるので、「エクセル」や「ワード」(Googleであれば「スプレッドシート」や「ドキュメント」)のように、アイデアや意見を書き留める際にもたついてしまい、議論を中断させてしまうようなリスクが少ないことだろう。

ちなみに私の職場では「Teams」を使っており、Webミーティングの際は「エクセル」や「ワード」より比較的フリーハンドで使える「OneNote」を利用するようになっていたが、いかんせん「OneNote」はカクカクした引っかかるような操作感がイマイチだ。

しかし「JamBoard」であれば極めて軽快かつスムーズに動作してくれるので、会議の進行に水を差すこともなくて大変ありがたい。

さらに「JamBoard」は「Teams」や「Zoom」でも画面共有によって手軽に使えるので、少なくともChromeブラウザユーザーであれば、Webミーティングで「JamBoard」を活用しない手はない。

デメリットは「付箋」の機能にやや制約があり、付箋内での改行は不可(この場合は図形にテキスト入力すればいい)、付箋の長文入力NG(警告ケージが備わっているが、そもそもブレストでは「付箋1枚=ワンフレーズ」というのが定石だ)、ボード間の付箋の移動ができない・・・といったところか。

それでもこれらデメリットを補って余るほどのメリット盛りだくさんの便利なツールであることは保証する。

ホワイトボード・ミーティングの効果

会議下手な日本人

一説によると国の経済力というのは「労働参加人口」✕「労働生産性」によって決まるという。

しかしご存知のとおり「少子高齢化」が進み、「労働力人口」が急激に減少している今の日本においては「労働参加人口」の増加など望むべくもなく、我が国の経済力を支えるファクターはまさに「労働生産性」頼みなのだが、日本の多くの職場においてはムダな社内儀式がはびこっており、特に日本のホワイトカラーの生産性は半世紀にわたって先進国中「最低」を更新し続けている。

「国の経済力」は「国防」にも直結するため、我が国にとって「職場の生産性改善」は喫緊の課題であるが、日本の職場の生産性が低い原因のひとつとして、真っ先に上げられるのがムダで無意味にダラダラと長い非効率な社内会議ではないだろうか。

そしてこれまでの経験から申し上げると、「ムダな会議」が多いのはそもそも会議で何をしたいのか?という「会議の目的」が非常に曖昧で、会議を開催すること自体が目的化してしまっているからではないかと考える。

「ダラダラ会議」については、会議当日はどこまでやるのか?といった「会議のゴール」を設定しておらず、ゆえに「タイムマネジメント」のしようもなく、さらに論理的な議論が苦手で、「場の空気」を読み「みんなと参加する」ことに意義がある・・・といった多くの日本人に特有の甘ちょろい情緒的気質も相まって、「仕事ごっこ」のような茶番劇と化しているからだろう。

会議ベタな組織は生き残ってゆけない

会社が「組織」でもって事業活動を行うのは、メンバーがお互いの不得手をカバーし合うことで「相乗効果」を発揮できるからであって、チームを効率よく機能させ、仕事の生産性をアップするには会議やミーティングのスキルが必須だ。

しかし前述のとおり未だに日本の多くの職場では「ムダな会議」や「ダラダラ会議」が跋扈して「職場の生産性」を阻害しているのが実情であり、ゆえにそんな職場の経営者や管理職は、ぜひとも「ファシリテーション」技術を学んで頂きたいと切に願う。

「ファシリテーション」とは「促進する」とか「容易にする」とかいう意味だが、狭義の意味においては「会議の生産性を上げるためのテクニック」と解して構わない。

「ファシリテーション」では「会議の目的」と「当日のゴール」を明確に定め、話し合いのプロセスを「場作り(アイスブレイク)」→「発散(ブレーン・ストーミング)」→「収束(KJ法)」→「合意形成(論点整理)」の4ステップで進行し、安易な多数決によらず少数意見も尊重した上で、メンバー全員が納得できるような決着を目指す。

さらに会議の進行を「ファシリテーター(中立の立場でもって全員の参加を促し、話し合いのプロセスを交通整理する)」、「スクライバー(議論のプロセスと成果をホワイトボードに可視化する)」、「タイムキーパー(制限時間内に本日のゴールに到達するようにタイムマネジメントを行う)」らが分担して行うのが特徴だ。

これらの「ファシリテーション・スキル」は、特に「ホワイトカラーの生産性」が”著しく”低いと言われている日本において「生産性改善」実現の切り札になると考えられており、いずれ「DX」や「テレワーク」推進におけるソフト面での必須ファクターとして定義づけられるのではないかと予想している。

板書の威力

かつて「会議の板書」は「書記係」といわれて、下っ端の若手社員が黙々と行うものとされていた。

しかしファシリテーション・ルールによる会議の場においては、「板書」はホワイトボードに議論を「可視化」することで無用な「空中戦」や「堂々巡り」を回避し、また板書した内容を都度メンバーに確認することでホワイトボードに集中させ、会議室の隅で本題とは関係の無い「局地戦」が勃発することを防止する効果がある。

さらに会議の最後で「そもそも俺は最初からこんな内容に納得していなかった!」などといって議論を蒸し返す(これを「ちゃぶ台返し」という・・・)ようなケースが時々あるが、これも話し合いのステップごとに「こういう風にまとめていいですね?」などとメンバーの同意を得ながら文字に落とし込んでゆくことで、会議の早い段階で反対意見を顕在化させ、会議終了間際での「ちゃぶ台返し」リスクを回避することができるのだ。

また古い職場では、社歴の浅い人間がファシリテーターをやろうとすると決まって「オマエが仕切るな!生意気だぞ!」などといった古参社員達の反発に遭うものだが、「何を言っているか?」ということより「誰が言っているのか?」といったことに引きずられがちな多くの日本の職場では、いったん「あいつ何様?」といった空気が漂い始めると、もはやファシリテーターの出る幕なと無くなってしまう。

一方で自ら「板書係」を買って出るのであれば、「なかなか殊勝なヤツだ」といってほとんどの古参社員は納得するだろう。

しかし前述のとおり、実は「板書係」こそ会議のプロセスをコントロールするまさに会議の「裏番長」なのだ。

ちなみに「JamBoard」であれば、会議終了と同時に板書をPDFに変換し、議事録としてメンバーにシェアできるので非常に便利であり、さらにマスターデータの「リンク」をメンバーにシェアすることで、後日誰かが勝手に議事録の加筆修正を行って、複数の版が錯綜してしまうような心配もない。

JamBoardは日本の生産性改善の強力な武器となる

個人的には「Google Workspace」に、タスク管理ツールの「Trello」を組み合わせることで、リモートワークだろうがワーケーションだろうが、おおよその会社機能を常時携行できる時代になったと考えている。

一方で「Webミーティングにようやく慣れてきたものの、会議の効率がリアルほど高くない・・・」と悩んでいる方にとっては、「JamBoard」+「ファシリテーション」は生産性向上の強力な武器となることは間違いないだろう。

最後に、ご参考までにファシリテーションを学ぶのにオススメの書籍3冊をご紹介して終わりにしたい。

楽天ブックス

いわずと知れた「ファシリテーターのバイブル」と言われる伝説の本。私も含めてこの本の主人公である黒澤涼子の活躍ストーリーに感銘を受けてファシリテーションを学び始めた人は多いのではないかと思う。ビジネス小説ながら実戦的なフレームワークも随所に散りばめられた目からウロコの秀逸な作品。

ザ・ファシリテーター 人を伸ばし、組織を変える [ 森時彦 ]

楽天ブックス

ファシリテーションの基礎的な理論から、職場での実践方法まで、軽妙な語り口でもって具体的かつ詳しく解説している「ファシリテーションの教科書」とも言える本。アイスブレイク、傾聴、構造化といった、ファシリテーションのテクニックをわかりやすく学ぶことができる。

ファシリテーション入門〈第2版〉 [ 堀 公俊 ]

楽天ブックス

会議の影のコントローラーであるスクライバーのテクニックにフォーカスした「ファシリテーション・グラフィックの実務書」。ファシリテーションがエモーショナルなスキルであるとしたら、グラフィックはロジカルなテクニックが要求されるので、まずは本書でポイントをきちんと抑えておきたい。

ファシリテーション・グラフィック 議論を「見える化」する技法 (Facilitation skills) [ 堀公俊 ]

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