人事相談FAQでは、実際に運営者（RWC合同会社・RWC社労士事務所）が取り扱った人事相談のうち、頻出の事案あるいは重要と思われる事案を厳選し、医療業界に置き換えてご紹介しています。
依頼者からのご相談
当院で勤務していた常勤の歯科助手についてのご相談です。半年前に私傷病により休職に入りましたが、休職期間中は給料の支払いがなかったため、健康保険料・厚生年金保険料の本人負担分（4ヶ月分、計約14万円）を当院が立て替えて納付していました。
その後、休職満了を迎えても病状が回復せず復職が困難であったため、就業規則の規定に則り「休職期間満了による自然退職」となりました。退職時に立て替えていた社会保険料の精算を求めたところ、「療養中で生活が厳しく、すぐには支払えない」と言われたまま連絡が取りづらくなってしまいました。
すでに退職した元職員から、立て替えた社会保険料を法的に回収することは可能でしょうか？また、具体的にどのような手順で回収を進めるべきでしょうか？
ご相談への回答
立て替えた社会保険料の法的性質
社会保険料（健康保険・厚生年金保険）は事業主が全額を年金事務所等へ納付する義務を負っていますが、そのうち被保険者負担分は法的に労働者本人が負担すべきものです。休職等により無給となった期間に貴院が立て替えた保険料は、民法上の「立替金返還請求権（求償権）」にあたります。
退職によって雇用関係が終了してもこの債権が消滅することは一切ありません。給与天引きによる精算はできなくなりますが、貴院は元職員に対して立替金の全額を返還請求する正当な法的権利を有しています。
未納保険料回収の実務的ステップ
退職後の回収は通常の民事債権としての請求となるため、感情的な対立を避けつつ以下の手順で段階的に進めることが実務上の基本となります。
- 支払明細書の提示と分割返済の合意：まずは立替金の月別内訳と総額を明記した請求明細書を送付します。本人が療養中で一括返済が難しい場合は、傷病手当金の受給状況などを考慮し、月々無理のない金額（例: 月1万円等）での「分割返済合意書（誓約書）」を取り交わすことが最も現実的な解決策となります。
- 内容証明郵便による督促：連絡を無視されたり支払いを拒否されたりする場合は、期限を定めた督促状を「配達証明付き内容証明郵便」で送付します。督促の意思を示すとともに、消滅時効（民法上5年）の完成を猶予させる法的効果を持ちます。
- 裁判所を通じた法的措置（支払督促・少額訴訟）：それでも対応がない場合は、簡易裁判所の「支払督促」や「少額訴訟（60万円以下の金銭請求）」を申し立てます。年金事務所等の納付記録や休職通知書、給与台帳などの客観的証拠が揃っているため、比較的迅速に債務名義（強制執行が可能な法的効力）を取得できます。
休職時の滞納トラブルを回避する対策
退職後の回収には多大な労力を要するため、未納を累積させない運用の仕組み化が不可欠です。職員が休職に入る段階で「休職期間中の社会保険料等の負担に関する誓約書」を取り交わし、毎月指定日までに貴院の指定口座へ振り込ませるルールを明確にしておきます。
傷病手当金が支給される場合は、手当金の振込口座からの自動送金や受給後の速やかな精算を取り決めておくことが有効です。
本件のポイント
- クリニックが立て替えた社会保険料の本人負担分は法的な「立替金（求償権）」であり、退職後であっても元職員へ全額返還請求できる。
- 回収対応は「請求明細の提示と分割払いの合意」から着手し、不誠実な対応が続く場合は「内容証明郵便」や簡易裁判所の「支払督促・少額訴訟」を活用する。
- 未納金の累積を防ぐため、休職開始時に「毎月の振込期日と精算方法」を定めた誓約書を取り交わし、在籍中から計画的に徴収する運用を徹底する。
本記事の内容は投稿時点の法令にもとづき要点のみを平易な表現で執筆しています。実務においては所轄の官公署にご相談のうえ、貴院の実情に応じて適切にご対応願います。なお弊社でもオンライン人事相談を実施中です。詳しくは弊社ホームページよりご確認ください。
