歯科クリニックが知っておきたい資格情報のお知らせ交付手続きの基本
「スタッフから『資格情報のお知らせをなくしてしまった』と相談されたが、再交付の手続きは必要なのだろうか」「交付手続きはクリニックが行うのだろうか」―このような疑問を持たれた経験はないでしょうか。
「資格情報のお知らせ」は「資格確認書」と混同されがちですが、その役割や交付手続きの流れが異なります。
本記事では、健康保険（協会けんぽ）と各都道府県の歯科医師国民健康保険組合（以下、歯科医師国保組合）における、「資格情報のお知らせ」交付手続きのポイントを分かりやすく整理して解説します。
資格情報のお知らせの交付が必要になるケース
資格情報のお知らせの交付（再交付）が必要となるのは、主に次のような場面です。
- 紛失またはき損（汚損・破損）したとき
- 氏名等に変更があり、新しい内容での交付を希望するとき
- 新たにマイナ保険証の利用を開始し、資格情報のお知らせの交付を受けたいとき（加入先によっては保険者により自動で交付されることもあります）
なお、マイナ保険証をお持ちの方が新たに被保険者資格取得や扶養追加などの手続きを行う際は、手続きに伴って自動的に交付されるため、原則として個別の申請は不要です。
協会けんぽでは、マイナ保険証の利用状況にかかわらず、資格取得や扶養追加のタイミングで全員に交付されます。
一方、歯科医師国保組合では、マイナ保険証の利用者に限って交付されるなど、運用が異なる場合があります。
資格情報のお知らせとは？
自らが加入している健康保険の記号・番号などの登録内容を確認するために、被保険者や被扶養者へ交付される書類です。
資格確認書と異なり単体で医療機関にかかることはできませんが、マイナ保険証の読み取りに対応していない医療機関を受診する際、マイナンバーカードとあわせて提示することで保険診療が受けられます。
なお、マイナンバーカードとマイナポータルの画面提示でも同様の対応が可能なため、万が一紛失や破損をした場合でも、必ずしも再発行する必要はありません。
資格情報のお知らせの交付手続き
ここからは、協会けんぽと歯科医師国保組合、それぞれの手続きを解説します。
健康保険（協会けんぽ）の手続き
提出期限
必要が生じた際、すみやかに申請書を提出します。
提出先
加入する協会けんぽの都道府県支部へ提出します。
申請書の様式
「健康保険資格情報のお知らせ交付申請書」を使用します。
添付書類
- 記号・番号が不明でマイナンバーを記入する場合
- 本人確認書類（番号確認書類・身元確認書類）
- 代理人が申請する場合
- 代理権と代理人の身元を確認できる書類
資格確認書と異なり、き損した資格情報のお知らせを添付する必要はありません。
歯科医師国民健康保険組合の手続き
手続きの細部は組合ごとに異なるため、以下は一般的な流れとなります。
実際の申請時は加入する歯科医師国保組合の最新情報をご確認ください。
提出期限
必要が生じた際、すみやかに申請書を提出します。
提出先
クリニックが加入する歯科医師国保組合へ提出します。
申請書の様式
届出様式の名称は歯科医師国保組合ごとに異なりますが、「資格情報のお知らせ交付申請書」「再交付申請書」などが一般的です。
また、資格確認書・高齢受給者証など他の書類の再交付申請書と兼用の様式になっている組合もあります。
申請書の入手方法
公式ホームページから様式をダウンロードできる組合が多い一方、電話等での取り寄せが必要なケースもあります。
記入の際の注意点
事業主（院長である歯科医師）や、申請者本人の署名・押印を求められる場合があります。
添付書類
添付書類の要否は、歯科医師国保組合や申請理由によって異なります。
不要な場合もありますが、提出を求められる際の主な例として、以下が挙げられます。
- 本人確認書類（運転免許証・マイナンバーカードなど）
- き損した資格情報のお知らせ（き損による申請の場合）
よくある質問
スタッフの資格情報のお知らせの交付手続きは、クリニック（勤務先）で行う必要がありますか？
協会けんぽの場合、必ずしもクリニック側で手続きをする必要はありません。しかし、資格情報のお知らせは勤務先経由で交付されるため、クリニックが申請をサポートするとスムーズです。
歯科医師国保組合についても、申請書に事業主（院長先生）の署名や押印を求められる場合があるため、同様にサポートすることが望ましいでしょう。住所が変わった場合も再交付の手続きが必要ですか？
資格情報のお知らせには住所の記載がないため、住所変更のみを理由とする再交付は基本的に不要です。
資格情報のお知らせを紛失した場合、再交付を受けなければ病院を受診できないのですか？
必ずしも再交付が必要というわけではありません。
オンライン資格確認に対応している医療機関であれば、マイナ保険証の提示のみで受診できます。
また、対応していない医療機関であっても、マイナンバーカードとあわせてマイナポータルの資格情報画面を提示すれば、保険診療を受けられます。
資格情報のお知らせの手続きも保険者ごとの違いに注意を
資格情報のお知らせは資格確認書と異なり再交付が任意である点が特徴です。
ただし、手続きの提出先や様式は協会けんぽ・歯科医師国保組合で異なり、組合ごとの違いも見られます。スタッフから相談を受けた際に落ち着いて対応できるよう、事前に加入先の窓口や手順を確認しておくと安心です。
なお、当事務所では、歯科クリニックの労務管理をはじめ、社会保険・国保組合や労働保険の手続き代行を承っております。お困りの際はお気軽にご相談ください。
本記事の内容は投稿時点の法令にもとづき要点のみを平易な表現で執筆しています。実務においては所轄の官公署にご相談のうえ、貴院の実情に応じて適切にご対応願います。なお弊社でもオンライン人事相談を実施中です。詳しくは弊社ホームページよりご確認ください。
