歯科クリニックが知っておきたい資格確認書交付手続きの基本
「健康保険の資格確認書を紛失してしまった」「マイナンバーカードの有効期限が切れてマイナ保険証が使えなくなった」―スタッフからこのような相談を受けたことはありませんか。
歯科クリニックでは、健康保険（協会けんぽ・健康保険組合）ではなく、各都道府県の歯科医師国民健康保険組合（以下、歯科医師国保組合）に加入しているケースもあり、資格確認書の交付手続きの流れが保険者によって異なる点に注意が必要です。
そこで本記事では、資格確認書の交付手続きについて、保険者ごとにポイントを整理して解説します。
資格確認書の交付申請が必要になるケースは？
資格確認書の交付申請が必要になるのは、主に次のようなケースです。
- 資格確認書を紛失したとき
- 資格確認書をき損したとき
- マイナ保険証の利用者が、紛失や更新などの理由でマイナンバーカードを利用できないとき
- マイナ保険証の利用登録を解除したとき
- 高齢者や障害者本人に家族・介助者等が同行して資格確認を補助する必要があるなど、マイナ保険証での受診が困難なとき
なお、資格取得や扶養追加と同時に資格確認書の交付を受ける場合は、原則として別途の申請は不要です。
資格確認書と「資格情報のお知らせ」の違い
「資格情報のお知らせ」は保険証の記号・番号などを確認するための書類で、単体では保険証として使用できません。そのため、なくしたり傷んだりしても、再交付を受けるかどうかは任意です。
一方、「資格確認書」は従来の保険証と同等の効力を持つため、紛失すると医療機関で保険診療が受けられず、一時的に全額自己負担となるおそれがあります。そのため、紛失・き損時には再交付の手続きが必要です。
スタッフから交付を希望する相談を受けた際は、まずどちらの書類を失くしたのかを正確に確認しましょう。
資格確認書の交付手続き
ここからは、健康保険（協会けんぽ）と歯科医師国保組合、それぞれの資格確認書の交付手続きについて解説します。
健康保険（協会けんぽ）に加入している場合の手続き
申請期限
交付が必要になったら、速やかに申請書を提出します。
提出先
クリニック所在地を管轄する協会けんぽ支部、または加入する健康保険組合へ提出します。
なお、勤務先を経由して手続きすることとされているため、電子申請はできません（社会保険労務士が代理で申請する場合を除きます）。
任意継続被保険者が申請する場合は、自身の住所地を管轄する協会けんぽ支部に提出します。また、手続きは自身で行います（電子申請も可能）。
申請書の様式
所定の「健康保険資格確認書交付申請書」を使用します。
マイナ保険証の利用登録解除とあわせて申請される方向けに、専用の「マイナンバーカードの健康保険証利用登録の解除申請書兼資格確認書交付申請」も用意されています。
添付書類
- き損による申請の場合
- き損した資格確認書
- 記号・番号が不明でマイナンバーを記入した場合
- 本人確認書類（番号確認書類・身元確認書類）
- 代理人が申請する場合
- 代理権および代理人の身元を確認できる書類
資格確認書の交付
新しい資格確認書は勤務先に届きますので、速やかに本人へ交付しましょう。
健康保険組合では、協会けんぽと申請書の様式や添付書類が異なる場合があります。詳細は必ず組合にご確認ください。
歯科医師国民健康保険組合に加入している場合の手続き
以下では一般的な手続きの流れを解説します。
詳細は歯科医師国保組合によって異なりますので、加入先の国保組合へ最新の様式や手続きをご確認いただくことをおすすめします。
申請期限
交付が必要になったら、速やかに申請書を提出します。
提出先
クリニックが加入する歯科医師国保組合へ提出します。
申請書の様式
届出様式の名称は歯科医師国保組合ごとに異なりますが、「資格確認書再交付申請書」「再交付申請書」などが一般的です。
紛失届や始末書と一体になっているものや、資格情報のお知らせ・高齢受給者証など他の書類の再交付と共通の様式になっている国保組合もあります。
申請書の入手方法
多くの歯科医師国保組合ではホームページから様式をダウンロードできますが、電話等での取り寄せが必要な場合もあります。
記入の際の注意点
事業主（院長である歯科医師）や、交付を希望するスタッフ本人の署名・押印を求める歯科医師国保組合があります。
主な添付書類
添付書類は、加入している歯科医師国保組合や交付申請の事由によって異なりますが、代表的な例として以下が挙げられます。
- 本人確認書類（運転免許証・マイナンバーカードなど）
- き損した資格確認書（き損による申請の場合）
- 委任状（代理人が申請する場合）
このほか、住民票や、指定の紛失届・始末書の添付を求める国保組合もあります。
交付にかかる費用
交付費用は、協会けんぽと同様に無料としている歯科医師国保組合がほとんどです。
しかし、再交付手数料を徴収したり、新しい資格確認書を着払いで発送したりするなど、何らかの費用が発生する国保組合もあります。
資格確認書の交付
新しい資格確認書は原則として勤務先に届きますが、送付先として自宅を選べる組合もあります。
勤務先に届いた場合は、速やかに本人へ交付しましょう。
交付手続きのあと
健康保険・歯科医師国保組合のいずれの場合も、紛失していた資格確認書が後日見つかったときは、保険者へ返却が必要です。
資格確認書の交付手続きに関するよくある質問
スタッフが資格確認書の交付を希望する場合、クリニック（事業主）が手続きを行わなければなりませんか？
協会けんぽの場合は事業所を経由する仕組みのため、クリニックが申請書を取りまとめて提出するのが一般的です。
歯科医師国保組合の場合、事業所を経由する義務はありませんが、事業主の署名・押印が必要だったり、資格確認書がクリニックに届いたりする国保組合もあります。実務上は、協会けんぽと同様にクリニックが手続きをサポートすることが望ましいでしょう。
採用時（資格取得時）にも、別途、資格確認書の交付申請が必要ですか？
原則として不要です。被保険者資格取得の届出様式に資格確認書の発行要否を記載する欄が設けられており、通常はその欄に記入することで資格確認書が交付されます（歯科医師国保組合の場合は、マイナ保険証の利用登録有無の記載欄となっているケースもあります）。
交付にはどのくらいの期間がかかりますか？
協会けんぽについては、書類に不備がなければ1週間ほどで交付されます。
一方、歯科医師国保組合はそれぞれ期間が異なりますが、スタッフから申し出があった際は受診に支障が出ないよう、速やかに手続きを進めましょう。
資格確認書の交付手続きは保険者に応じた正確な対応を
資格確認書の再交付手続きは、協会けんぽと歯科医師国民健康保険組合とで、提出先や様式、添付書類などが異なります。
特に歯科医師国保は組合による違いが大きいため、事前の確認が欠かせません。
なお、当事務所では、歯科クリニック特有の労務管理や社会保険・国保組合や労働保険に関する各種手続きの代行を承っております。日常の事務負担軽減にお役立てください。
本記事の内容は投稿時点の法令にもとづき要点のみを平易な表現で執筆しています。実務においては所轄の官公署にご相談のうえ、貴院の実情に応じて適切にご対応願います。なお弊社でもオンライン人事相談を実施中です。詳しくは弊社ホームページよりご確認ください。
